3336
#1
Với nhịp sống dồn dập như ngày nay, mỗi ngày bạn sẽ phải bận túi bụi, hộp thư thì đầy ắp những công việc cần giải quyết. Tất tần tần mọi thứ cứ bay thẳng vào mặt bạn như trái bóng tuyết không kiểm soát. "Đĩa thức ăn" của bạn thì cao ngun ngút, còn bạn thì không biết bắt đầu ăn từ đâu? Danh sách công việc dài bao nhiêu, nhịp tim bạn càng đập nhanh bấy nhiêu. Thay vì tỏ ra căng thẳng, hãy bình tĩnh trong vòng vài phút. Sau đó, chậm rãi suy nghĩ trả lời những câu hỏi sau và lập ra một kế hoạch để giải quyết các công việc tồn đọng.
Mô hình đơn giản sau đây sẽ giúp bạn phân loại những công việc cần phải làm dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Nếu bạn muốn phác họa một ma trận cho chính bạn, bạn có thể sử dụng mô hình này. Nếu không, bạn có thể tự hỏi mình 5 câu hỏi sau sẽ cho ra kết quả tương tự.
◤
Hôm nay cần phải hoàn thành xong việc gì?
◢
Thay vào đó, bạn cần phải làm từng bước và chỉ tập trung vào công việc ngày hôm nay thôi. Những việc khẩn cấp nhất trong danh sách công việc của bạn là gì? Việc gì bạn cần phải làm xong trong vòng 8 tiếng tới?
◤
Trong số những công việc khẩn cấp, việc nào quan trọng nhất?
◢
Hãy xem xét những hậu quả bạn sẽ nhận được nếu như không hoàn thành xong những công việc đó cuối ngày; có phải ngày tàn sẽ tới? Bạn có đang phụ trách một dự án nào đó, nếu không hoàn thành đúng hạn thì sếp sẽ khiển trách? Mối quan hệ giữa bạn và khách hàng bị đổ vỡ? Mặc dù nghĩ đến những hậu quả này có đôi phần đáng sợ. Nhưng, điều này cũng sẽ giúp bạn tìm ra nhiệm vụ nào thuộc về mục "Khẩn cấp và Quan trọng" - những công việc mà bạn phải bắt đầu làm ngay lập tức.
◤
Có việc nào trong những công việc khẩn cấp có thể ủy quyền được không?
◢
Khi đã chọn ra được những công việc quan trọng, bạn sẽ còn lại một số công việc khẩn cấp. Tất nhiên những việc này hoàn thành càng sớm càng tốt, nhưng bạn cũng không nên để những việc này vào "danh sách chết". Nếu đã không xem đây là những công việc quan trọng, chắc rằng việc này thường nhỏ lẻ và không đáng bận tâm. Những việc này có thể là: trả lời cuộc điện thoại hoặc trả lời email hoặc điền những bản báo cáo cho phòng tài chính.
Lưu ý: Bạn không thể tìm ra điều này ngay lập tức. Rõ ràng là bạn không muốn bỏ ra hàng giờ để sắp xếp lại toàn bộ công việc. Tuy nhiên, bạn vẫn nên dành ra một chút suy nghĩ trong những trường hợp thế này. Nhờ vậy bạn có thể cải thiện và thúc đẩy khối lượng công việc được hoàn thành sớm nhất.
Đối với những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng đã được lọc ra thì sao? Giải quyết chúng ngay lập tức sau những việc quan trọng có "áp lực thời gian". Đây chính là cách để bạn có thể xoay sở tất cả những việc ưu tiên trong khoảng thời gian nhạy cảm như vậy.
◤
Còn những việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp?
◢
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải suy nghĩ và lên kế hoạch. Vậy nên, đối với những nhiệm vụ "Không Khẩn Cấp và Quan Trọng", bạn cần vạch ra thời gian cụ thể cần phải làm. Tự đặt cho mình những cột mốc nhỏ và deadline của bản thân để giúp chính mình làm tốt các công việc. Chính nhờ điều này, bạn sẽ không cảm thấy mình đang bỏ mặc công việc, thực ra bạn đang ưu tiên chúng theo một kế hoạch cụ thể.
◤
Có công việc nào có thể loại bỏ cùng lúc?
◢
Ưu tiên luôn luôn là một thách thức, nhưng điều này trở nên đặc biệt khó khi mọi việc đều cần sự ưu tiên. Thật may là những câu hỏi này có thể giúp bạn phân loại tất cả nhiệm vụ và những công việc cần làm, cũng như quyết định việc nào nên được đưa lên đầu danh sách. À, thế còn chỉ có thể làm được một trong khi có đến hơn một việc quan trọng và khẩn cấp như nhau? Hãy chọn làm một việc ngẫu nhiên với tư thế: Làm một trong ba việc vẫn tốt hơn chẳng có việc nào xong.
◤
Better than Nothing
◢
Xem thêm:
Theo: The Every Girl
Last edited by a moderator: