- Tham gia
- 23/10/20
- Bài viết
- 100
- Được thích
- 0
154
#1
Quản lý thông tin khách hàng là một trong những hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Nhưng không dễ dàng để có thể quản lý một cách hiệu quả. Và đây là một số khó khăn khi quản lý thông tin khách hàng và các giải pháp khắc phục.
1. Khó khăn khi quản lý thông tin khách hàng
1.1. Dữ liệu phân tán ở nhiều nơi
quản lý thông tin khách hàng
Phần lớn các nhân viên kinh doanh sẽ nắm giữ lượng thông tin khách hàng của họ. Chi tiết giao dịch cũng như đặc điểm của khách hàng sẽ không nằm trong các bản báo cáo. Do đó, người quản lý thường gặp phải khó khăn khi muốn tổng hợp lại nguồn thông tin này.
Vì thế, nếu có một công cụ quản trị chung các thông tin của khách hàng thì công ty sẽ không phải bận tâm về điều này. Nhân viên có thể nghỉ việc nhưng thông tin khách hàng (cũng là tài sản của công ty) thì vẫn còn lưu lại, mọi hoạt động trước đây với khách hàng cũng vẫn còn lưu trữ lại, công việc còn lại được chuyển sang nhân viên mới.
1.2. Mất nhiều thời gian vì báo cáo thủ công
Báo cáo cũng là công việc quan trọng thường gặp trong một doanh nghiệp. Ban lãnh đạo mong muốn công việc phải nhanh chóng, chính xác và tức thời, tuy nhiên vì các doanh nghiệp đang lưu trữ dữ liệu phân tán nên việc làm báo cáo sẽ lâu, mất thời gian và không chính xác (nếu với số lượng hồ sơ khách hàng nhiều thì lại càng dễ mất chính xác).
1.3. Thông tin quan trọng không được chia sẻ kịp thời
Việc kiểm soát phản hồi của khách hàng, chia sẻ thông tin trong quá trình làm việc giao dịch với khách hàng cũng rất quan trọng, vì giúp cho nhân viên và công ty hiểu rõ khách hàng muốn gì, cần gì để đáp ứng đúng ý, đúng thời điểm.
Trên một mô hình lưu trữ dữ liệu khách hàng phân tán thì việc chia sẻ thông tin khách hàng sẽ diễn ra ở mức thủ công, không có tính tức thời, vì thế các tình huống quan trọng sẽ không được kiểm soát tốt.
1.4. Các lỗi về chất lượng và thu thập dữ liệu
thu thập dữ liệu
Tình trạng này thường xảy ra ở những doanh nghiệp có nhiều cửa hàng/ chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau do việc chuyển dữ liệu chậm trễ, đánh mất tính tức thời trong việc quản lý dữ liệu.
Hơn nữa, việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng trong bất cứ hệ thống quản lý nào. Các lỗi do quy trình nhập thủ công như dữ liệu không chính xác, dữ liệu lặp lại, và thiếu sót dữ liệu, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính chính xác của dữ liệu cũng như quyết định chiến lược của các nhà điều hành.
Kiểm soát thông tin giao dịch và các tương tác của khách hàng cũng vì thế mà tốn quá nhiều thời gian và công đoạn. Nếu không có một công cụ hỗ trợ, bộ phận quản lý sẽ phải liên hệ với bộ phận kế toán để biết được khách hàng này đã mua bao nhiêu đơn hàng, có còn nợ hay không,… Sau đó lại phải liên hệ với nhân viên kinh doanh để biết khách hàng này hiện tại đang cần gì,… Nói chung để biết thông tin chi tiết về một khách hàng, là người quản lý bạn sẽ phải tốn khá nhiều công sức.
1.5. Phản hồi của khách hàng bị bỏ sót hoặc bị lãng quên
Đã khi nào bạn phải xử lý tình huống khách hàng phản ánh là đã gọi điện, email nhiều lần cho nhân viên về 1 vấn đề nào đó nhưng chưa thấy được xử lý?
Lý do cho vấn đề này là do doanh nghiệp chưa có công cụ ghi nhận và kiểm soát phản hồi của khách hàng dạng như phần mềm quản trị thông tin khách hàng – CRM. Khi một vấn đề được ghi nhận trên CRM thì không chỉ nhân viên được giao phụ trách xử lý vấn đề biết mà cả cấp trên sẽ cùng biết và theo dõi việc xử lý, xử lý chưa xong thì cảnh báo nhắc nhở vì thế sẽ hạn chế tình huống bị “quên” như trên.
1.6. Khó khăn trong việc theo dõi, đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên
Một nhu cầu phổ biến của các quản lý cấp trung là cần biết các nhân viên của mình hôm nay đi đâu, gặp ai, kết quả như thế nào để cùng phối hợp giải quyết nếu cần.
Tuy nhiên, đa phần hiện nay công việc này vẫn còn mang tính chất thủ công, chưa được chuyên nghiệp. Ví dụ nhân viên báo cáo công việc bằng miệng, bằng email hoặc bằng file excel. Mặt khác, việc tổng hợp báo cáo hằng ngày để phục vụ cho khâu đánh giá nhân viên sau này cũng sẽ gặp khó khăn, mất nhiều thời gian.
2. Phần mềm quản lý thông tin khách hàng - Giải pháp quản lý hiệu quả
Phần mềm quản lý thông tin khách hàng được biết đến là giải pháp của nhiều cửa hàng, doanh nghiệp trong việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh với người tiêu dùng. Đây cũng là phương án tuyệt vời để giải quyết rất nhiều khó khăn trong khâu chăm sóc khách hàng mà các phương pháp truyền thống chưa thể xử lý triệt để.
Quản lý thông tin khách hàng là một trong những yếu tố cần được đặc biệt chú trọng. Với những thông tin này bạn có thể chăm sóc họ một cách tốt nhất, thậm chí là tăng cơ hội tiếp cận được với các đối tượng tiềm năng mới. Quả là thiếu sót nếu như chúng ta không nói đến phần mềm quản lý thông tin khách hàng Abit – người trợ lý ảo đắc lực cho nhà kinh doanh.
Tính năng của phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng:
+ Tích hợp nhiều chức năng quản lý khách hàng
+ Khả năng chăm sóc khách hàng ưu việt
+ Tiết kiệm thời gian, chi phí
+ Tính bảo mật cao, giao diện dễ sử dụng, đội ngũ hỗ trợ tận tình
Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và chăm sóc khách hàng, thì không nên bỏ qua phần mềm quản lý thông tin khách hàng Abit. Chắc chắn với những gì Abit mang lại sẽ giúp công việc kinh doanh thuận lợi và hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công.
1. Khó khăn khi quản lý thông tin khách hàng
1.1. Dữ liệu phân tán ở nhiều nơi
quản lý thông tin khách hàng
Phần lớn các nhân viên kinh doanh sẽ nắm giữ lượng thông tin khách hàng của họ. Chi tiết giao dịch cũng như đặc điểm của khách hàng sẽ không nằm trong các bản báo cáo. Do đó, người quản lý thường gặp phải khó khăn khi muốn tổng hợp lại nguồn thông tin này.
Vì thế, nếu có một công cụ quản trị chung các thông tin của khách hàng thì công ty sẽ không phải bận tâm về điều này. Nhân viên có thể nghỉ việc nhưng thông tin khách hàng (cũng là tài sản của công ty) thì vẫn còn lưu lại, mọi hoạt động trước đây với khách hàng cũng vẫn còn lưu trữ lại, công việc còn lại được chuyển sang nhân viên mới.
1.2. Mất nhiều thời gian vì báo cáo thủ công
Báo cáo cũng là công việc quan trọng thường gặp trong một doanh nghiệp. Ban lãnh đạo mong muốn công việc phải nhanh chóng, chính xác và tức thời, tuy nhiên vì các doanh nghiệp đang lưu trữ dữ liệu phân tán nên việc làm báo cáo sẽ lâu, mất thời gian và không chính xác (nếu với số lượng hồ sơ khách hàng nhiều thì lại càng dễ mất chính xác).
1.3. Thông tin quan trọng không được chia sẻ kịp thời
Việc kiểm soát phản hồi của khách hàng, chia sẻ thông tin trong quá trình làm việc giao dịch với khách hàng cũng rất quan trọng, vì giúp cho nhân viên và công ty hiểu rõ khách hàng muốn gì, cần gì để đáp ứng đúng ý, đúng thời điểm.
Trên một mô hình lưu trữ dữ liệu khách hàng phân tán thì việc chia sẻ thông tin khách hàng sẽ diễn ra ở mức thủ công, không có tính tức thời, vì thế các tình huống quan trọng sẽ không được kiểm soát tốt.
1.4. Các lỗi về chất lượng và thu thập dữ liệu
thu thập dữ liệu
Tình trạng này thường xảy ra ở những doanh nghiệp có nhiều cửa hàng/ chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau do việc chuyển dữ liệu chậm trễ, đánh mất tính tức thời trong việc quản lý dữ liệu.
Hơn nữa, việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng trong bất cứ hệ thống quản lý nào. Các lỗi do quy trình nhập thủ công như dữ liệu không chính xác, dữ liệu lặp lại, và thiếu sót dữ liệu, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính chính xác của dữ liệu cũng như quyết định chiến lược của các nhà điều hành.
Kiểm soát thông tin giao dịch và các tương tác của khách hàng cũng vì thế mà tốn quá nhiều thời gian và công đoạn. Nếu không có một công cụ hỗ trợ, bộ phận quản lý sẽ phải liên hệ với bộ phận kế toán để biết được khách hàng này đã mua bao nhiêu đơn hàng, có còn nợ hay không,… Sau đó lại phải liên hệ với nhân viên kinh doanh để biết khách hàng này hiện tại đang cần gì,… Nói chung để biết thông tin chi tiết về một khách hàng, là người quản lý bạn sẽ phải tốn khá nhiều công sức.
1.5. Phản hồi của khách hàng bị bỏ sót hoặc bị lãng quên
Đã khi nào bạn phải xử lý tình huống khách hàng phản ánh là đã gọi điện, email nhiều lần cho nhân viên về 1 vấn đề nào đó nhưng chưa thấy được xử lý?
Lý do cho vấn đề này là do doanh nghiệp chưa có công cụ ghi nhận và kiểm soát phản hồi của khách hàng dạng như phần mềm quản trị thông tin khách hàng – CRM. Khi một vấn đề được ghi nhận trên CRM thì không chỉ nhân viên được giao phụ trách xử lý vấn đề biết mà cả cấp trên sẽ cùng biết và theo dõi việc xử lý, xử lý chưa xong thì cảnh báo nhắc nhở vì thế sẽ hạn chế tình huống bị “quên” như trên.
1.6. Khó khăn trong việc theo dõi, đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên
Một nhu cầu phổ biến của các quản lý cấp trung là cần biết các nhân viên của mình hôm nay đi đâu, gặp ai, kết quả như thế nào để cùng phối hợp giải quyết nếu cần.
Tuy nhiên, đa phần hiện nay công việc này vẫn còn mang tính chất thủ công, chưa được chuyên nghiệp. Ví dụ nhân viên báo cáo công việc bằng miệng, bằng email hoặc bằng file excel. Mặt khác, việc tổng hợp báo cáo hằng ngày để phục vụ cho khâu đánh giá nhân viên sau này cũng sẽ gặp khó khăn, mất nhiều thời gian.
2. Phần mềm quản lý thông tin khách hàng - Giải pháp quản lý hiệu quả
Phần mềm quản lý thông tin khách hàng được biết đến là giải pháp của nhiều cửa hàng, doanh nghiệp trong việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh với người tiêu dùng. Đây cũng là phương án tuyệt vời để giải quyết rất nhiều khó khăn trong khâu chăm sóc khách hàng mà các phương pháp truyền thống chưa thể xử lý triệt để.
Quản lý thông tin khách hàng là một trong những yếu tố cần được đặc biệt chú trọng. Với những thông tin này bạn có thể chăm sóc họ một cách tốt nhất, thậm chí là tăng cơ hội tiếp cận được với các đối tượng tiềm năng mới. Quả là thiếu sót nếu như chúng ta không nói đến phần mềm quản lý thông tin khách hàng Abit – người trợ lý ảo đắc lực cho nhà kinh doanh.
Tính năng của phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng:
+ Tích hợp nhiều chức năng quản lý khách hàng
+ Khả năng chăm sóc khách hàng ưu việt
+ Tiết kiệm thời gian, chi phí
+ Tính bảo mật cao, giao diện dễ sử dụng, đội ngũ hỗ trợ tận tình
Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và chăm sóc khách hàng, thì không nên bỏ qua phần mềm quản lý thông tin khách hàng Abit. Chắc chắn với những gì Abit mang lại sẽ giúp công việc kinh doanh thuận lợi và hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công.
