Giải pháp quản lý văn bản nội bộ cho doanh nghiệp 4.0

fsi

New Member
Tham gia
22/5/20
Bài viết
12
Được thích
0
237 #1
“Văn phòng 4.0” là môi trường làm việc trong mơ của nhiều doanh nghiệp. Để xây dựng văn phòng số, doanh nghiệp cần xóa bỏ những quy trình thủ tục rườm rà, loại bỏ giấy tờ tài liệu không cần thiết và xây dựng hệ thống quản lý thông minh hơn. Giải pháp quản lý văn bản nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện điều đó.

Doanh nghiệp bạn có đang xảy ra những vấn đề này?
  • Mất nhiều thời gian tìm kiếm và quản lý thông tin tài liệu
  • Tốn chi phí quản lý, thuê nhân sự và diện tích kho lưu trữ
  • Thông tin được chia sẻ chậm trễ ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt, ra quyết định, ban hành
  • Văn bản đạt bừa bãi trên các giá kệ, không được sắp xếp khoa học, thất thoát trong quá trình lưu trữ và bảo quản
  • Thông tin văn bản không được cập nhật nhanh chóng một cách đầy đủ, rõ ràng.
Những điều này đang kéo toàn bộ doanh nghiệp của bạn “tụt dốc”, khiến năng suất làm việc của nhân viên sụt giảm, chất lượng công việc đi xuống và có thể khiến đối thủ có cơ hội vượt mặt doanh nghiệp bạn trong cuộc chiến cạnh tranh năng lực.

Trong bối cảnh làn sóng công nghệ đang ngày càng lan rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội như hiện nay thì những phương pháp quản lý kiểu truyền thống đã trở nên lỗi thời. Thay vào đó công nghệ mới là giải pháp cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại.
Giải pháp quản lý văn bản nội bộ của DocEye sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán khó khăn trên.

5 lợi ích mà doanh nghiệp không thể bỏ qua khi ứng dụng giải pháp quản lý văn bản nội bộ của DocEye.

1. Tiết kiệm 40% thời gian tìm kiếm văn bản nội bộ


DocEye giúp tiết kiệm 40% thời gian tìm kiếm văn bản

Việc tìm kiếm văn bản trong phương pháp lưu trữ truyền thống
Việc tìm kiếm văn bản theo phương pháp truyền thống cực kỳ tốn thời gian, đặc biệt là với các doanh nghiệp có nhiều tài liệu và khu vực lưu trữ khác nhau. Khi có việc cần phải sử dụng văn bản nào đó, nhân viên sẽ phải lục tìm lại từng bộ hồ sơ tài liệu. Ngay cả khi các bộ văn bản đã được đánh dấu tên, ký hiệu riêng thì việc tìm kiếm một văn kiện trong chồng tài liệu cao quá đầu người cùng là điều khiến nhiều người cảm thấy ngao ngán.

Tìm kiếm văn bản khi có DocEye
Giải pháp quản lý văn bản nội bộ của DocEye sẽ giúp nhân viên giảm thiểu tối đa việc tìm kiếm tài liệu vật lý. Nhờ tính năng quản lý văn bản điện tử, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào nhanh chóng trên hệ thống số. Từ đó tiết kiệm tới 40% thời gian tìm kiếm và có nhiều thời gian hơn để tập trung giải quyết các công việc khác.

2. Tiết kiệm 50 - 80% chi phí lưu trữ, giải phóng không gian văn phòng


Doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí lưu trữ khi áp dụng giải pháp quản lý văn bản của DocEye

Với phương pháp quản lý văn bản truyền thống
90% các văn bản quan trọng tại doanh nghiệp được lưu trữ dưới dạng bản cứng. Đối với những công việc có sự tham gia của nhiều cá nhân, phòng ban thì từng cá nhân, phòng ban đó lại phải lưu trữ bản cứng mỗi nơi một vài tờ. Các văn bản trình ký cũng đều phải in ra để ký duyệt.
Trong thời gian dài, số lượng văn bản cứng cần lưu trữ ngày càng tăng lên khiến văn phòng trở nên chật chội, bừa bộn. Doanh nghiệp cũng phải mất một khoản chi phí lớn cho việc thuê kho lưu trữ. Điều này sẽ càng khó khăn hơn nếu doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, lượng văn bản đi và đến nhiều mà nhân viên văn thư lại không linh hoạt trong quy trình xử lý.

Quản lý văn bản với giải pháp của DocEye
DocEye cho phép lưu trữ toàn bộ thông tin của doanh nghiệp không giới hạn trên môi trường số. Mọi thông tin văn bản đều được lưu trữ dưới dạng số và quản lý trên hệ thống phần mềm chung. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ giảm thiểu trực tiếp các chi phí từ việc thuê nhân sự, kho lưu trữ, mua giá, kệ,...

3. Chia sẻ thông tin nhanh chóng không giới hạn không gian, thời gian


Thông tin được chia sẻ nhanh chóng không giới hạn
Chia sẻ thông tin theo cách truyền thống
Nhân viên phải mất thời gian lục tìm lại văn bản cần chia sẻ trong đống tài liệu chất chồng sau đó chuyển lại cho các phòng ban liên quan. Đối với các công văn, trình ký, nhân viên phải soạn thảo công văn, sau đó in ra rồi trình tới các cấp có thẩm quyền, từ trưởng nhóm, trưởng phòng đến CEO,... gây tốn thời gian, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý.

Chia sẻ thông tin với giải pháp quản lý văn bản nội bộ của DocEye
Văn bản được lưu trữ trên hệ thống chung giúp nhân viên tìm kiếm nhanh chóng và chia sẻ dễ dàng trên môi trường Internet mà không bị giới hạn bởi thời gian, địa điểm. Đối với các công văn, hợp đồng, trình ký, hệ thống được xây dựng sẵn quy trình xét duyệt và chuyển tiếp, giúp thông tin được chia sẻ nhanh chóng.

4. Giảm thiểu các rủi ro về bảo mật và thất thoát thông tin


Thông tin được quản lý trên cùng một hệ thống giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát

Tình trạng quản lý thông tin theo phương pháp truyền thống
Theo một thống kê từ Anh, cứ 12 giây một doanh nghiệp lớn lại mất một tài liệu và phần trăm số tài liệu giấy bị thất lạc lên tới 5%. Các tài liệu bị mất có thể do thất lạc, hư hỏng hoặc thậm chí đánh cắp trong quá trình sử dụng. Đây là một thực trạng đáng báo động tại các doanh nghiệp hiện nay. Nếu không có phương pháp quản lý tài liệu hợp lý, doanh nghiệp sẽ rất dễ rơi vào tình trạng không thể tìm được tài liệu khi cần. Thậm chí có thể ảnh hưởng đến các vấn đề về chính sách, pháp luật.

Giải pháp quản lý văn bản DocEye
Hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015, nhân viên có thể xem và sử dụng văn bản trực tiếp trên hệ thống mà không cần đến văn bản giấy như trước đây. Nhờ đó hạn chế việc mất, hư hỏng tài liệu trong quá trình sử dụng. Ngoài ra, giải pháp quản lý văn bản nội bộ của DocEye còn có cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng giúp nâng cao mức độ bảo mật cho văn bản.

5. Cập nhật thông tin văn bản dễ dàng
Phương pháp quản lý truyền thống
Khi muốn cập nhật thông tin mới cho văn bản, nhân viên phải tìm kiếm lại văn bản cần chỉnh sửa, tra cứu đoạn nội dung cần cập nhật. Điều này gây tốn thời gian cho bản thân nhân viên.

Với giải pháp quản lý của DocEye
Tích hợp tính năng tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm thông minh giúp nhân viên có thể tìm kiếm được nội dung đang nằm ở phần nào của văn bản và chỉnh sửa trực tiếp ngay trên bản mềm dễ dàng.
 

Theo dõi Youtube

Thành viên online

Quảng Cáo

Quảng Cáo

Có thể bạn quan tâm

Top Bottom