Làm thế nào để quản lý hiệu quả thời gian tại nơi làm việc

Tham gia
12/10/22
Bài viết
40
Được thích
0
83 #1
Quản lý thời gian được định nghĩa là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể. Quản lý thời gian tốt cho phép một cá nhân hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, giảm căng thẳng và dẫn đến thành công trong sự nghiệp. Quản lý thời gian không phải là thứ ma thuật đen bí ẩn mà rất ít người làm được. Trên thực tế thì bất kỳ ai cũng có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Nếu không có tổ chức, thật khó để biết chính xác những gì cần phải hoàn thành trong ngày và tầm quan trọng của mỗi điều này đối với các mục tiêu dài hạn của bạn.

Khi sắp xếp thời gian hợp lý, bạn không chỉ tăng khả năng xử lý hiệu quả các công việc hàng ngày mà còn tăng khả năng đặt thời gian vào những việc thực sự quan trọng: hướng tới những mục tiêu dài hạn mà bạn ẩn sâu bên trong. Nếu trước đây bạn chưa từng thực hiện bất kỳ việc thiết lập mục tiêu nào, thì bây giờ là lúc để bắt đầu vì đó là điều kiện tiên quyết bắt buộc phải có để quản lý thời gian hiệu quả.

1. Đặt mục tiêu chính xác

Khi đặt mục tiêu, người ta nên đặt mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Sử dụng phương pháp SMART khi đặt mục tiêu. Về bản chất, hãy đảm bảo các mục tiêu bạn đặt ra là Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Kịp thời.

2. Ưu tiên một cách khôn ngoan
Các nhiệm vụ phải được ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ví dụ: người ta có thể xem xét các nhiệm vụ hàng ngày của họ và xác định đó là:
  • Quan trọng và khẩn cấp: Hãy làm những công việc này ngay lập tức.
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Quyết định khi nào thực hiện những nhiệm vụ này.
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Ủy quyền những nhiệm vụ này nếu có thể.
  • Không khẩn cấp và không quan trọng: Đặt những việc này sang một bên để làm sau.
3. Đặt giới hạn thời gian hoàn thành công việc
Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành nhiệm vụ giúp bạn trở nên tập trung và hiệu quả hơn. Nỗ lực thêm một chút để quyết định lượng thời gian bạn cần phân bổ cho mỗi nhiệm vụ cũng có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Bằng cách đó bạn có thể lập kế hoạch công việc để giải quyết hiệu quả nhiệm vụ công việc.
4. Nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ
Khi thực hiện nhiều nhiệm vụ mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và có động lực hơn. Cho phép một số thời gian chết giữa các nhiệm vụ để giải tỏa đầu óc và làm mới bản thân. Cân nhắc chợp mắt một chút, đi dạo một quãng ngắn hoặc ngồi thiền.
5. Tự tổ chức
Sử dụng lịch của bạn để quản lý thời gian dài hạn hơn. Viết ra thời hạn cho các dự án hoặc cho các nhiệm vụ là một phần của việc hoàn thành dự án tổng thể. Hãy suy nghĩ về những ngày có thể là tốt nhất để dành cho các nhiệm vụ cụ thể.
6. Loại bỏ các nhiệm vụ/hoạt động không cần thiết
Điều quan trọng là loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa. Xác định điều gì là quan trọng và điều gì xứng đáng với thời gian của bạn. Loại bỏ các nhiệm vụ/hoạt động không cần thiết sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để dành cho những việc thực sự quan trọng.
7. Lên kế hoạch trước
Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn cần làm – những gì cần hoàn thành NGÀY HÔM NAY. Cân nhắc tạo thói quen, vào cuối mỗi ngày làm việc, viết ra danh sách “việc cần làm” cho ngày làm việc tiếp theo.

Luôn có những tiến bộ và cải tiến mới trong công nghệ sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian dễ dàng hơn và giữ đúng tiến độ. Ví dụ phần mềm quản lý công việc hiệu quả trên ACEO cho phép bạn có thể lập kế hoạch và báo cáo trực tuyến kết quả công việc tại bất kỳ không gian nào, thời gian nào. ACEO có phiên bản dùng trên cả các thiết bị PC và Appmobile cho di động do đó, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc trên ACEO từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào.
Bạn muốn tìm hiểu chi tiết về phần mềm lập kế hoạch và báo cáo công việc hiệu quả trên ACEO có thể ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ.
 
Top Bottom